Nei progetti multilingue più complessi, la preparazione inizia molto prima dell'arrivo dei file.
Una delle convinzioni più diffuse è che un progetto di traduzione inizi nel momento in cui il cliente invia i documenti. Nella pratica, però, quello è spesso il momento in cui tutta la preparazione svolta in precedenza entra finalmente in azione.
Quando sappiamo che è in arrivo un progetto importante, iniziamo ad organizzarci con largo anticipo. Una delle prime attività consiste nel verificare la disponibilità dei traduttori che lavorano abitualmente per quel cliente. Quando possibile, cerchiamo sempre di coinvolgere gli stessi professionisti, perché conoscono già la terminologia, lo stile, le preferenze del cliente e gli eventuali glossari creati nei progetti precedenti. Questo ci permette di garantire continuità e coerenza tra una consegna e l'altra.
La pianificazione riguarda anche gli aspetti tecnici. Se sappiamo che il progetto comprenderà presentazioni PowerPoint, brochure o altro materiale grafico, possiamo coinvolgere fin da subito un grafico specializzato in Desktop Publishing per verificare il formato dei file, individuare eventuali criticità e preparare il flusso di lavoro prima ancora di ricevere la documentazione definitiva.
Anche le memorie di traduzione e i progetti precedenti fanno parte di questa preparazione. Utilizzando gli stessi strumenti CAT per ciascun cliente, possiamo recuperare rapidamente la terminologia già approvata e mantenere una maggiore coerenza tra tutti i documenti, riducendo tempi di lavorazione e revisioni.
Il cliente raramente vede tutto questo lavoro, ed è assolutamente normale che sia così. Dal suo punto di vista, invia semplicemente i file e riceve le traduzioni entro la scadenza concordata. Dietro le quinte, però, c'è già stato un importante lavoro di coordinamento tra traduttori, grafici e project manager per fare in modo che tutto proceda senza intoppi.
Più il progetto è grande e articolato, più questa fase di preparazione diventa importante. Un buon project management spesso passa inosservato quando tutto funziona bene, ma è proprio ciò che permette di rispettare le scadenze, mantenere elevati standard qualitativi e prevenire problemi che potrebbero emergere durante il lavoro.
In fondo, tradurre non significa soltanto passare da una lingua all'altra. Significa organizzare persone, competenze e strumenti affinché, quando il progetto prende ufficialmente il via, tutto sia già pronto per ottenere il miglior risultato possibile.